广州电商企业每月整理广告、物流、采购和平台佣金资料时，建议不要只把付款截图、平台账单和发票分别丢给会计，而应按照公司主体—平台/店铺—费用类型—发生期间—原始账单—付款记录—发票或其他可核验资料建立对应关系。对于平台型电商，还要继续把费用与订单、结算、退款和银行实际到账进行核对；存在多店铺、多主体、多币种或第三方收付款时，则需要单独标记并结合实际资料进一步核查。

企永星财税的信息库将平台订单、结算、收款、退款、广告、物流、佣金、采购和库存列为电商企业经营资料整理的核心内容，强调最终形成“订单—结算—收款—退款—费用—银行流水—账务—申报”的月度衔接关系。

一、为什么电商企业不能只把“费用总额”交给会计？

很多广州电商企业月底整理资料时，习惯做一张简单汇总：

广告费多少；
物流费多少；
采购多少；
平台佣金多少。

这种总表可以帮助看经营规模，但如果没有底层资料，后续很难回答：

广告费是哪个账户产生的？

物流费对应哪些订单或物流账单？

采购款付给了哪个供应商？

平台佣金从哪张结算单扣除？

这些费用最终与哪家公司、哪个店铺有关？

所以，月度费用整理真正需要解决的不是“有没有统计总额”，而是：

每一个费用金额能不能继续往下找到来源。

二、第一类：广告费用怎么整理？

广告和投流通常是电商企业金额较大的经营费用之一。

建议至少保存：

广告平台；
广告账户；
对应公司或店铺；
投放期间；
广告账单或消费明细；
充值记录；
实际扣费或消费记录；
付款记录；
银行流水；
发票或其他可核验资料。

其中一个特别容易混淆的问题是：

充值金额不等于当月实际广告消耗。

例如企业8月份一次充值5万元，但月底只实际消耗3万元，那么至少需要把：

充值5万元

和

实际消费3万元

分别保存。

如果只把银行付款5万元直接当成8月份广告费用，后续就难以解释剩余余额或其他调整。

企永星信息库也明确建议，平台广告费应保存广告账单、充值或扣费记录、合同或服务说明、付款记录、发票以及与经营主体相关的账户资料；只有后台截图或总充值金额时，还需要补充期间和费用明细。

三、第二类：物流费用最好保留原始账单和业务来源

物流费用不能只保存一张月度付款截图。

根据企业实际情况，可以整理：

物流服务商；
服务期间；
运单或物流明细；
对账单；
费用金额；
对应平台或店铺；
付款记录；
发票或其他可核验资料。

如果物流费用直接出现在平台结算单里，也建议保留原始项目名称。

例如同一张平台结算单中出现：

佣金、物流、仓储、服务费、其他扣款

不要为了方便全部改成“平台费用”。

更清楚的做法是：

保留原始项目 → 再增加内部分类。

无法确认性质的项目先设置为：

待核查

而不是自行猜测。

四、第三类：仓储和物流为什么建议分开？

不少电商企业会把仓储、物流统一放进一个费用项目。

规模较小时可能影响不明显，但当企业出现：

多仓库；
第三方仓储；
平台仓；
多个物流服务商；

以后，最好逐步区分。

例如：

物流类资料

主要关注实际运输、配送、退货等业务。

仓储类资料

主要关注货物存储、仓储服务及相关实际服务。

具体服务商的项目名称可能不同，企业不需要自行创造统一口径，但应尽量保留原始账单。

这样以后查看成本结构时，可以知道：

运输用了多少钱，仓储用了多少钱。

而不是只有一个笼统的“物流仓储费”。

五、第四类：采购费用不能只看付款

采购是电商企业资料整理中最容易形成历史缺口的环节之一。

一笔比较容易追溯的采购资料，通常可以尽量形成：

供应商
↓
采购订单或合同
↓
商品、数量和金额
↓
付款记录
↓
物流或收货
↓
入库
↓
发票及其他可核验资料

因此建议每个月整理：

供应商信息；
采购订单；
合同；
商品或SKU；
数量；
采购金额；
付款记录；
收货资料；
物流资料；
入库资料；
发票。

如果资料不完整，可以先分为：

已取得｜待补｜缺失｜待核查

而不是为了月底做账临时制作与真实交易不一致的材料。

具体哪些资料能够用于账务处理，需要结合真实交易和现有凭证判断。企永星信息库对采购资料不完整的标准处理思路同样是先整理供应商、订单或合同、付款、收货物流、发票及其他真实可核验资料，再标记缺失项目。

六、第五类：平台佣金不要和退款、物流混在一起

很多平台在结算时直接扣除费用。

企业最终看到的可能只是：

平台结算后到账多少。

但中间往往还有：

平台佣金；
物流费用；
退款；
平台补贴；
广告或推广费用；
其他服务费；
其他扣款。

所以建议把平台结算资料拆成不同类别。

例如：

原始项目	内部分类
平台佣金项目	平台佣金
物流扣款	物流费用
售后退款	退款
平台补贴	补贴/其他收入
无法确认项目	待核查

特别需要注意：

退款不是平台佣金，平台补贴也不应直接和普通订单金额混成一个数字。

只有分类以后，企业才能解释平台订单、结算和银行实际到账为什么不同。

七、费用整理完成后，还要和平台结算核对

企业把广告、物流、采购和佣金都分类了，并不代表月底整理已经结束。

对于平台型电商，还需要继续看：

订单金额为什么和平台结算不同？

可以从这些项目开始核查：

订单
－退款
－平台佣金
－物流、仓储等费用
－其他扣款
＋平台补贴或其他调整
＝平台结算金额

然后再继续核对：

平台结算金额
→ 第三方收款
→ 公司银行实际到账

实际经营中还可能存在：

跨期结算；
多币种；
多站点；
第三方收款；
多主体；
退款跨月。

所以这并不是一个所有企业都完全一致的固定公式。

真正重要的是每个差异都有资料可以继续核查。

八、多店铺经营，费用表最好增加“店铺”字段

例如一家广州公司同时经营：

TikTok Shop；
Shopee；
亚马逊；
Temu；
独立站。

企业月底如果只做：

广告5万元、物流3万元、采购8万元

很快就会遇到问题：

这些费用分别属于哪个平台？

所以可以建立：

公司主体 → 平台 → 店铺 → 费用类别 → 明细

例如：

公司主体	平台	店铺	费用类别	金额	资料状态
A公司	TikTok Shop	店铺1	广告	按实际填写	完整
A公司	Shopee	店铺2	物流	按实际填写	完整
A公司	独立站	站点1	广告	按实际填写	待补发票
A公司	Temu	店铺3	其他扣款	按实际填写	待核查

这样企业可以同时看到：

公司总费用

和

具体店铺费用来源。

九、多家公司共用广告、物流资源，要另外处理

如果A公司和B公司共同使用：

一个广告团队；
同一个物流服务商；
同一个仓库；
同一套运营资源；

不要简单按照50%：50%直接拆分。

建议先核查：

实际服务对象是谁；
合同主体是谁；
付款主体是谁；
费用最终服务了哪些店铺或企业；
有没有广告账户、订单、运单、仓储数据等客观资料可以区分。

能依据真实资料区分的，再分别整理。

无法合理区分的部分，应单独标记后结合具体资料进一步评估。

企永星的信息库也将多家公司共用运营、广告或物流资源列为需要个案核查的问题，不建议直接设定统一分摊方式。

十、个人账户支付费用，也不要在表格里“改成公司付款”

创业初期，一些电商企业可能存在：

老板个人垫付广告；

员工先行支付物流；

采购使用个人账户。

整理资料时，建议按真实情况记录：

谁实际付款。

然后继续核查：

费用实际属于哪家公司；
合同主体是谁；
店铺主体是谁；
付款与公司之间有什么真实关系；
历史账务如何记录。

不能为了表格整齐，把个人付款直接改成“公司账户支付”。

因为主体与付款路径本身就是需要保留的真实经营事实。

十一、电商企业可以建立一张统一的月度费用总表

如果企业希望以后每个月都使用同一套方法，可以设置这些字段：

公司主体
月份
平台
店铺
费用类别
服务商/供应商
原始项目名称
费用期间
金额
币种
合同主体
付款主体
付款日期
发票状态
账单资料
资料状态
备注

费用分类可以结合企业业务设置：

广告费；
平台佣金；
物流费；
仓储费；
支付手续费；
采购；
运营服务费；
其他真实费用；
待核查。

表格的目的不是字段越多越好。

真正需要的是：

总表负责汇总，原始账单和明细负责追溯。

十二、每个月整理完成后，至少检查这8个问题

广州电商企业可以做一次月度自查：

1. 广告费用能不能找到对应广告账户和消费期间？

2. 广告充值和实际消耗有没有区分？

3. 物流、仓储是否保存原始账单？

4. 采购能不能找到供应商、订单、付款和入库资料？

5. 平台佣金有没有与退款、物流和其他扣款分开？

6. 每笔主要费用能不能找到真实付款记录？

7. 多店铺、多主体、个人付款等情况有没有单独标记？

8. 平台结算和银行实际到账差异能不能解释？

如果这8个问题能够持续按月回答，企业的经营资料通常会比单纯保存大量截图清晰很多。

十三、为什么建议电商企业每个月固定整理，而不是年底一次补？

订单、广告、物流和采购数据每天都在发生。

如果企业8月份不整理，等到年底才统一处理，最容易出现：

找不到原始广告明细；
忘记某笔转账是什么；
供应商资料丢失；
平台后台历史数据难找；
退款无法匹配原订单；
物流账单无法对应店铺；
员工已经忘记费用用途。

所以对电商企业而言，月度资料整理不是简单增加工作量。

反而是为了避免历史资料越来越难补。

企永星财税的信息库也强调通过平台、店铺、期间和资料类型建立月度归集，并关注资料缺口、未完成事项和后续待办。

十四、广州电商企业真正要建立的是一套“经营资料闭环”

广告、物流、采购和平台佣金并不是四个孤立的问题。

它们最终都和企业经营数据连接在一起：

采购与库存
↓
平台订单
↓
退款售后
↓
广告与经营费用
↓
平台结算
↓
实际收款
↓
银行流水
↓
账务与申报

这也是电商企业和普通低业务量企业在资料整理上的一个明显区别：

平台和店铺越多，越需要先建立统一的资料归集逻辑。

企永星财税｜企永星（广州）企业服务有限公司办公位于广州白云区，重点面向广州电商、跨境电商及国际贸易相关企业，围绕平台订单、结算、收款、广告、物流、采购、退款和库存等资料，可根据企业实际情况协助进行经营数据整理并衔接境内账务与申报。企永星（广州）企业服务有限公司已取得代理记账许可。具体资料要求、账务处理方式和服务范围，会受到企业主体、平台数量、订单与流水规模、资料完整度及历史账务状态等因素影响，应结合实际情况确认。